Esinekokoelmatoiminnan aktivoitumista muuton varjossa

Urheilumuseon muutto lähestyy! Tämän vuoden loppuun mennessä olisi tarkoitus koko rakennuksen olla tyhjä ihmisistä, toimistohuonekaluista, tietokoneista sekä kaikesta säilytettävästä historiallisesta aineistosta. Esineet, asiakirjat, valokuvat, kirjat ja lehdet muuttavat samoin kuin henkilökunta skannereineen ja kahvikuppeineen. Kuulostaa ehkä haastavalta? Sitä se on, mutta samalla myös tärkeä prosessi kokoelmatoiminnassa – tai ainakin sellaisena haluan sen nähdä!

Esinekokoelmien kartuttamisessa, noin normaaleissa olosuhteissa, käytetään suuntaviivoja, jotka vaihtelevat vuosittain. Yhtenä vuonna saatetaan metsästää tuulipukuja kokoelmiin kissojen ja koirien kanssa. Toisena vuotena, jos rahaa on tarpeeksi, tähyillään jänniä huutokauppakohteita. Vuotta 2015 on määrittänyt vahvasti nurkan takana häämöttävä muutto. Kokoelmia ei ole pyritty aktiivisesti kasvattamaan suurilla lahjoituksilla tai ostoilla, vaan huomio on kiinnittynyt eri henkilöiden Urheilumuseoon aikojen saatossa toimittamiin lainoihin (määräaikainen laina, jolloin Urheilumuseo voi laittaa esineen esim. näyttelyyn) ja talletuksiin (toistaiseksi voimassa oleva säilytyssopimus, jossa omistusoikeus säilyy tallettajalla, mutta Urheilumuseo voi käyttää aineistoa näyttelyissä ja vastaa sen säilytyksestä). 

Tekisikö mieli poksauttaa?

Lainoista pysyvästi Urheilumuseon kokoelmiin

Kun perusnäyttelyämme edellisen kerran uusittiin (2006–2007), lainasi muutama urheilija varusteitaan, palkintojaan ja asujaan näyttelyä varten. Lisäksi jo aikaisempina vuosina - ja itse asiassa aivan viime vuosinakin - samaa toimintaa on tapahtunut melko paljon. Nyt kun esinekokoelmille etsitään uusia väliaikaisia varastotiloja, joudutaan miettimään, miten käy niille esineille, joihin Urheilumuseolla ei ole omistusoikeutta. Niitä kun ei enää voida säilyttää Urheilumuseon omissa varastoissa Olympiastadionilla, eikä niihin välttämättä pääse käsiksi niin nopeasti kuin aikaisemmin. Virallisiin omistajiin piti siis ottaa yhteyttä ja kysyä, miten he haluaisivat lainan jatkossa hoituvan. Kaikkien osapuolien on hyvä tietää missä liikutaan vuosien 2016–2019 välillä, kun esineet eivät ole Urheilumuseon näyttelyissä tai vanhoissa, tutuissa varastoissa.

Koska lainaesineet ovat päätyneet aikoinaan suoraan perusnäyttelyyn, ovat ne pääasiassa niin edustavia, että olimme valmiita lisäämään esineet pysyvästi kokoelmiin, mutta tietenkin lainaajien suostumuksella. Aktivoitumisen seurauksena olemmekin iloksemme onnistuneet kartuttamaan kokoelmia hienoilla esineillä. Esimerkiksi Minna Kaupin lainaama suunnistusvälineistö siirtyy suoraan perusnäyttelystä lahjoitukseksi, samoin Amin Asikaisen 2006 EM-nyrkkeilyhanskat. Lisäksi erilaisia palkintoja ja muita muistoesineitä on siirretty lainoista lahjoituksiksi lainaajien suostumuksella. Useiden esineiden osalta käydään edelleen neuvotteluja.

Mitä tapahtuu sitten jos lainaaja ei suostu lahjoitukseen? Se ei haittaa. Hänellä on siihen täysi oikeus. Olemme kiitollisia siitä, että esineistö on jo saanut ollut yleisön nähtävillä, ja ehkä aineisto palaa takaisin Urheilumuseoon samaan tehtävään myöhemmin. Olemme myös sopineet säilytyksen jatkamisesta ”evakon” aikana muutaman eri tahon kanssa. On tärkeä muistaa, että Urheilumuseo pitää huolta jo kokoelmissaan olevista esineitä, tallentaa ne ja sitä myötä tutkii niitä. Lainaesineistöä ei tallenneta museon järjestelmiin, mutta niitä kohdellaan samalla kunnioituksella kuin museon omia kokoelmaesineitä.

Talletukset ja muut varastoinnit

Varastoissamme on myös aikojen saatossa säilytetty eri urheilujärjestöjen esineistöä. Muuton seurauksena emme voi jatkossa säilyttää samanlaista tavaramäärää, ja siksi olemme päätyneet myös palauttamaan esineistöä takaisin omistajilleen. Arviolta hyllytilaa on vapautettu yli kymmenen hyllymetriä. Se auttaa niin itse muutossa, kuin sitten myöhemmin takaisin palaamisessa. Toivomme, että varastoissa olisi pysyvämmin hieman enemmän säilytystilaa museon esineille, koska varastotilamme eivät tule merkittävästi lisääntymään remontin jälkeenkään. Lisäksi aineiston palautuminen omistajilleen on ns. win-win-tilanne. Tavoitteena on, että urheilujärjestö innostuu uudelleen käymään aineistoaan läpi ja ehkä asettaa esineet näytille. Tällaisista tapauksista on ollut puhetta parin tallettajan kanssa, mikä on piristänyt ”museotädin” mieltä, koska näin varastoissamme ”piilossa” säilytetyt esineet pääsevät parhaimmassa tapauksessa kaikkien nähtäville!

Nämä kaikki laatikot lähtevät omistajilleen lähiaikoina.

Opettavainen muutto?

Yksi parhaimmista opetuksista kokoelmapuolella muuton varjossa onkin ollut ihan klassinen muuttokaaoksesta selviäminen. Vaikka museon eräänlaisena tehtävänä onkin olla hamsteri ja kerätä aineistoa, pitää myös raja vetää selkeästi siihen, mitä säilytetään ja miten. Ihan kaikkea ei voi säilyttää, mutta toisaalta joskus jonkun esineen luetteloiminen omiin tietokantoihin täydentää kokoelmien laatua merkittävästi. Koska museo kuitenkin palvelee ihmisiä, on tärkeä myös kuunnella lainaajien ja tallentajien mielipiteitä.

Muutto on väistämättä edessä. Pakko ikään kuin työnsi meidät aktivoitumaan lainaajien ja tallentajien suuntaan, sekä haravoimaan kokoelmia – osin täydentäen, osin karsien. Tärkeää työtä, jonka muutto mahdollistaa.  

Museotädin tutuimmat pakkausmateriaalit; silkkipaperi ja kuplamuovi.

Riikka Aminoff

Terveisiä arkistosta!

Elokuun syksyisen koleana aamuna todella huomaa, kuinka nopeasti jälleen yksi kesä alkaa olla lopuillaan. Kesä–heinäkuussa autioituneet varhaisimpien junavuorojen laiturit ovat jälleen täynnä kukin omaan Metro-lehteensä tuijottelevia työmatkalaisia. Huolimatta keskikesän kesälomaryntäyksestä, tämä korkeakouluharjoittelija on suunnannut kulkunsa viimeisen kolmen kuukauden ajan kohti Urheilumuseon arkistomakasiinien työtehtäviä.  

Urheilumuseon sulkeutuessa Olympiastadionin remontin vuoksi 26.10.2015 ovat katseet suuntautuneet jo hyvissä ajoin muuttojärjestelyihin ja asiakirjojen ohella muun aineiston valmisteluun muuttoa varten. Kuluneen harjoitteluajan tehtäväni suuntautuivatkin osaksi nimenomaan muuttoa helpottaviin toimenpiteisiin – mitä vähemmän arkistonmuodostajiin kuuluu aineiston kannalta epärelevantteja asiakirjoja, sitä vähemmän muuton yhteydessä on kannettavaa. Pikaisten laskelmien mukaan kolmeen kuukauteen on mahtunut lähes 13 asiakirjahyllymetrin seulontaa, järjestelyä ja luettelointia. Arkistonmuodostajiin kuulumatonta aineistoa poistui järjestelyvaiheessa lähes kahdeksan metriä – kaikkiaan koteloituna makasiinihyllyille päätyi siis noin neljä ja puoli metriä asiakirjoja. Puhuttaessa yhteensä yli tuhannen arkistometrin muutettavista kokonaisuuksista usean hyllymetrin poistot vähentävät kantotyötä huomattavasti.

Muuttotyön helpottamisen lisäksi järjestelytyöllä on luonnollisesti hyötyä myös itse arkiston asiakkaille: käytettävässä muodossa löytyvät nyt Helsingin alueella vuodesta 1973 eteenpäin toimineen Oulunkylän Kiekko-Kerhon, vuonna 1935 perustetun helsinkiläisen urheiluseura Arsenalin, liikuntatieteiden tohtori Jukka Viitasalon ja Työväen Urheiluseurojen Keskusliiton piirien asiakirjat. TUK:n piireistä järjestyksen löysi Helsinki, Kuopio, Kymenlaakso, Pohjanmaa, Satakunta, Tampere ja Varsinais-Suomi. Seulontatyön tuloksena oli mahdollista luoda myös kokonaan uusia kokonaisuuksia, sillä muista TUK:n piireistä löytyneistä asiakirjoista muotoutuivat Lahden, Lapin, Saimaan ja Uudenmaan piirien dokumentit omiksi arkistonmuodostajikseen. Työskentelyn ohessa täydentyi myös moni pieni TUL:n ja SVUL:n seurojen asiakirjaotanta edellä lueteltujen suurempien kokonaisuuksien asiakirjoista. Lisäksi juuri esimerkiksi Työväen Urheiluliiton ja Suomen Valtakunnan Urheiluliiton kookkaat dokumenttikokonaisuudet saivat täydennystä erilaisista ottelu- ja kilpailupöytäkirjoista, toimintakertomuksista, painotuotteista ja kiertokirjeistä.

Kukin arkistonmuodostaja on omalta osaltaan erilainen ja järjestetty kokonaisuuden luonnetta silmällä pitäen. Esimerkiksi pienimpien kokonaisuuksien arkistokotelot on vähäisemmän dokumenttimäärän ja suurempien asiakirjaluokkien puuttumisen vuoksi yleensä sarjamerkitty numerojärjestyksessä, kun taas haastavimpien dokumenttimäärien käytettävyyden parantamiseksi on sovellettu ABC-arkistokaavaa. Tästä hyvänä esimerkkinä mainittakoon juurikin kesän aikana järjestetyt helsinkiläiset urheiluseurat Arsenal sekä Oulunkylän Kiekko-Kerho, joista jälkimmäiseen on sovellettu numerojärjestyksen mukaista arkistoluettelointia.

Liikuntatieteiden tohtori Jukka Viitasalon henkilöarkisto tieteellisine julkaisuineen erosi valmiudellaan muista järjestelemistäni asiakirjaryhmistä - julkaisut oli luetteloitu ja jaoteltu julkaisutyyppinsä perusteella ryhmiin aikajärjestyksessä. Tällaisissa tapauksissa asiakirjojen "luontaista" muotoa ei luonnollisesti ole tarvetta rikkoa, vaan muovitaskujen poiston, arkistoluettelon tietojen tarkistamisen, välilehdityksen ja koteloinnin jälkeen tekstit ovat valmiita käytettäväksi ja arkistoitaviksi makasiiniin. Yleinen työohje onkin, että jokaisen tapauksen kohdalla on hyvä pysähtyä miettimään, onko jo mahdollisesti etukäteen tiettyyn muotoon järjestettyjä kokonaisuuksia tarpeellista tai edes järkevää muotoilla väkisin kaavaan, joka ei välttämättä toimi kaikkien arkistonmuodostajien kohdalla.

Arkistoharjoittelu ei suinkaan ole ollut vain asiakirjojen järjestelyä: lisäksi työtehtäviä on osoitettu Urheilukirjaston valvonnasta ja asiakaspalvelusta aina kirjaston tiloissa toimivan tutkijasalin käyttäjien palvelemiseen. Arkistokoteloiden kaukolainaus ja erilaisten tiedonhakujen hoitaminenkin tulivat tutuksi. Mainitsemisen arvoisia ovat myös käynnit Urheiluarkiston etämakasiinissa Siltavuoressa,  johon siirrettiin muutamia arkistonmuodostajia hyllytilan hallitsemiseksi täällä paikan päällä Urheilumuseon arkistossa. Siirtojen yhteydessä myös noudettiin tutkijoiden tilausten mukaisesti aineistoa tutkijasaliin toimitettavaksi. Urheilumuseon palvelut ja niihin liittyvät opeteltavat seikat ovat siis olleet varsin monimuotoisia.

Monimuotoinen on myös se tiedon määrä, jonka tutkijat tai muuten aiheesta kiinnostuneet voivat saada tarkasteltavakseen Urheiluarkistossa. On ollut hienoa päästä tutustumaan  talon tapoihin – omasta asiastaan kiinnostunut työympäristö on ehdottoman tärkeä tekijä harjoittelujakson onnistumisessa. Haluankin kiittää koko Urheilumuseon poppoota mukavasta ja opettavaisesta kesästä!

Marika Honkaniemi,

arkistoharjoittelija