Terveisiä arkistosta!

Elokuun syksyisen koleana aamuna todella huomaa, kuinka nopeasti jälleen yksi kesä alkaa olla lopuillaan. Kesä–heinäkuussa autioituneet varhaisimpien junavuorojen laiturit ovat jälleen täynnä kukin omaan Metro-lehteensä tuijottelevia työmatkalaisia. Huolimatta keskikesän kesälomaryntäyksestä, tämä korkeakouluharjoittelija on suunnannut kulkunsa viimeisen kolmen kuukauden ajan kohti Urheilumuseon arkistomakasiinien työtehtäviä.  

Urheilumuseon sulkeutuessa Olympiastadionin remontin vuoksi 26.10.2015 ovat katseet suuntautuneet jo hyvissä ajoin muuttojärjestelyihin ja asiakirjojen ohella muun aineiston valmisteluun muuttoa varten. Kuluneen harjoitteluajan tehtäväni suuntautuivatkin osaksi nimenomaan muuttoa helpottaviin toimenpiteisiin – mitä vähemmän arkistonmuodostajiin kuuluu aineiston kannalta epärelevantteja asiakirjoja, sitä vähemmän muuton yhteydessä on kannettavaa. Pikaisten laskelmien mukaan kolmeen kuukauteen on mahtunut lähes 13 asiakirjahyllymetrin seulontaa, järjestelyä ja luettelointia. Arkistonmuodostajiin kuulumatonta aineistoa poistui järjestelyvaiheessa lähes kahdeksan metriä – kaikkiaan koteloituna makasiinihyllyille päätyi siis noin neljä ja puoli metriä asiakirjoja. Puhuttaessa yhteensä yli tuhannen arkistometrin muutettavista kokonaisuuksista usean hyllymetrin poistot vähentävät kantotyötä huomattavasti.

Muuttotyön helpottamisen lisäksi järjestelytyöllä on luonnollisesti hyötyä myös itse arkiston asiakkaille: käytettävässä muodossa löytyvät nyt Helsingin alueella vuodesta 1973 eteenpäin toimineen Oulunkylän Kiekko-Kerhon, vuonna 1935 perustetun helsinkiläisen urheiluseura Arsenalin, liikuntatieteiden tohtori Jukka Viitasalon ja Työväen Urheiluseurojen Keskusliiton piirien asiakirjat. TUK:n piireistä järjestyksen löysi Helsinki, Kuopio, Kymenlaakso, Pohjanmaa, Satakunta, Tampere ja Varsinais-Suomi. Seulontatyön tuloksena oli mahdollista luoda myös kokonaan uusia kokonaisuuksia, sillä muista TUK:n piireistä löytyneistä asiakirjoista muotoutuivat Lahden, Lapin, Saimaan ja Uudenmaan piirien dokumentit omiksi arkistonmuodostajikseen. Työskentelyn ohessa täydentyi myös moni pieni TUL:n ja SVUL:n seurojen asiakirjaotanta edellä lueteltujen suurempien kokonaisuuksien asiakirjoista. Lisäksi juuri esimerkiksi Työväen Urheiluliiton ja Suomen Valtakunnan Urheiluliiton kookkaat dokumenttikokonaisuudet saivat täydennystä erilaisista ottelu- ja kilpailupöytäkirjoista, toimintakertomuksista, painotuotteista ja kiertokirjeistä.

Kukin arkistonmuodostaja on omalta osaltaan erilainen ja järjestetty kokonaisuuden luonnetta silmällä pitäen. Esimerkiksi pienimpien kokonaisuuksien arkistokotelot on vähäisemmän dokumenttimäärän ja suurempien asiakirjaluokkien puuttumisen vuoksi yleensä sarjamerkitty numerojärjestyksessä, kun taas haastavimpien dokumenttimäärien käytettävyyden parantamiseksi on sovellettu ABC-arkistokaavaa. Tästä hyvänä esimerkkinä mainittakoon juurikin kesän aikana järjestetyt helsinkiläiset urheiluseurat Arsenal sekä Oulunkylän Kiekko-Kerho, joista jälkimmäiseen on sovellettu numerojärjestyksen mukaista arkistoluettelointia.

Liikuntatieteiden tohtori Jukka Viitasalon henkilöarkisto tieteellisine julkaisuineen erosi valmiudellaan muista järjestelemistäni asiakirjaryhmistä - julkaisut oli luetteloitu ja jaoteltu julkaisutyyppinsä perusteella ryhmiin aikajärjestyksessä. Tällaisissa tapauksissa asiakirjojen "luontaista" muotoa ei luonnollisesti ole tarvetta rikkoa, vaan muovitaskujen poiston, arkistoluettelon tietojen tarkistamisen, välilehdityksen ja koteloinnin jälkeen tekstit ovat valmiita käytettäväksi ja arkistoitaviksi makasiiniin. Yleinen työohje onkin, että jokaisen tapauksen kohdalla on hyvä pysähtyä miettimään, onko jo mahdollisesti etukäteen tiettyyn muotoon järjestettyjä kokonaisuuksia tarpeellista tai edes järkevää muotoilla väkisin kaavaan, joka ei välttämättä toimi kaikkien arkistonmuodostajien kohdalla.

Arkistoharjoittelu ei suinkaan ole ollut vain asiakirjojen järjestelyä: lisäksi työtehtäviä on osoitettu Urheilukirjaston valvonnasta ja asiakaspalvelusta aina kirjaston tiloissa toimivan tutkijasalin käyttäjien palvelemiseen. Arkistokoteloiden kaukolainaus ja erilaisten tiedonhakujen hoitaminenkin tulivat tutuksi. Mainitsemisen arvoisia ovat myös käynnit Urheiluarkiston etämakasiinissa Siltavuoressa,  johon siirrettiin muutamia arkistonmuodostajia hyllytilan hallitsemiseksi täällä paikan päällä Urheilumuseon arkistossa. Siirtojen yhteydessä myös noudettiin tutkijoiden tilausten mukaisesti aineistoa tutkijasaliin toimitettavaksi. Urheilumuseon palvelut ja niihin liittyvät opeteltavat seikat ovat siis olleet varsin monimuotoisia.

Monimuotoinen on myös se tiedon määrä, jonka tutkijat tai muuten aiheesta kiinnostuneet voivat saada tarkasteltavakseen Urheiluarkistossa. On ollut hienoa päästä tutustumaan  talon tapoihin – omasta asiastaan kiinnostunut työympäristö on ehdottoman tärkeä tekijä harjoittelujakson onnistumisessa. Haluankin kiittää koko Urheilumuseon poppoota mukavasta ja opettavaisesta kesästä!

Marika Honkaniemi,

arkistoharjoittelija